会议是我们工作不可分割的重要部分，经过学习《卓有成效的管理》，再与我们实际工作相结合，整理了一些关于如何开展高效会议的想法，希望给准备开会/参会的你提供帮助。
先通过这张思维导图来了解如何开展高效会议吧
写在开头
- 开会的本质是什么？
用时间换取结论的过程
- 怎样算好的会议？
用尽可能短的时间获得尽可能好的结论
- 会议中的角色有哪些？
主持人-会议的发起者，掌控和引导会议的开展，聚焦议题，适时总结归纳，明确责任分工，跟进待办事项的解决
参会人-参与议题，发表见解，提供解决思路
记录人-记录会议决议和待办事项，具体到责任人、解决时间
待办事项的责任人-处理待办事项，及时反馈
- 忠于时间
准时参加会议，准时开始，是效率的前提，也是对同事们的基本礼仪
给会议增加点压力，针对每项议题预估时间，保持参会人的注意力
会议也有deadline，推荐30分钟以内，不超过1个小时
- 邀请必要的人
人数多≠信息传达全，仅与会议有直接关系的人参与即可，有部分关联的成员可以在中途参与或者会后查看会议纪要
参会人数最好不超过10人
会前
主持人-做足会前准备
- 确定目标：明确的目标是会议高效的前提
- 确定议题：根据目标把议题定义清楚，在会中按照议题进行
- 确定参会人：尽量准确的确定参会人
将参会人进行分类：全程参与、部分参与、了解会议纪要
全程参与：每个方向确定一个主要负责人，由这个主要负责人确定本方向的参会人
部分参与：可以选择在讲解到这部分时再让具体人员参与
了解会议纪要：在会后及时发送会议纪要，以供了解会议情况
- 提前发起邀请：预定钉钉会议，邀请中写明背景、目标、议题，并携带主要文件资料，同步给确定的相关方
非周期会议提前一到两天发起会议邀请，避免当天会议冲突
关注大家是否收到通知并能按时参加
关注异地会议室的预定，会议码提前同步
有必要时带着电脑充电器，远程沟通设备会比较耗电
参会人-有备而来
- 提前查看会议背景、目标、议题和相关文档资料
- 提前记录对资料和讨论事项的疑问点和解决方案
利用语雀在线评论功能，记录对资料和讨论事项的疑问点和解决方案
会中
主持人-把控全场
- 会议准时开始
准时开始和准时结束一样重要，是为了节约所有参会者的时间成本，那么，好的开始就是成功的一半了
可以提前5-10分钟进行会议准备，包括：文档资料、投屏、会议连接等
- 介绍会议背景、目标及流程
在会议刚开始时，通过与参会人员明确会议背景、目标及流程，达到会议“有意义”
建议：为了提升效率，可在会议前通过白板写上或者投影会议目标、背景及流程
- 严格按照议题进行
讨论过程中很容易走偏，讨论过细或者远离此次会议讨论范围时一定要及时拉回来
如果有新的需要讨论的内容，可以记下来作为待办下次再讨论
- 严格控制每项内容的时间，避免会议超时
清晰阐述会议结构，突出重点，该出手时就出手
对于比较有争议的事项，采取“5分钟原则”，主持人应根据争议的焦点来迅速做出判断，做出一个决定
当然决定也包括限定时间内未得出结果则延后讨论，有决定比没决定好
- 会议总结
在会议结束前，明确会议结果，对照会议记录明确各部分成员在会后所需要做的工作内容
参会人-深度参与的成就感
- 准时参加
准时参加会议，养成良好的会议礼仪
- 关注自己在本次会议的定位和职责
积极参与讨论和提供建议，促成会议讨论内容和结论达成自己的目标
- 开会时就认真开会
在会议室参会者建议合上笔记本、不看手机，更好的做法是不带笔记本和手机，只带笔和纸
远程参会者建议开启摄像头，让会议更有仪式感
同时处理多项事物会让你顾此失彼，如果有比会议更紧急的事情，可以找替你参会的人继续参与
如果因为出席的会议太多，连工作任务都无暇完成，那么解决方法就是：为待办任务排出优先顺序，减少出席会议的次数
记录人-雁过留痕、风过留声
- 提醒主持人做会议总结
在会议尾声的环节，有义务提醒主持人做会议总结
- 清晰记录
记录会议过程中产生的各项争议、注意事项、变更内容等，是会后阶段跟踪处理的依据
会议记录的目的在于会议核心内容的记录及后续的复盘
会议记录并非杂事，相反能够锻炼记录人对于会议内容的提炼能力和书面表达能力
会后
主持人-及时发送、及时跟进
- 会议当天发送会议纪要
1、不同类型的会议，会议纪要的记录方式也有所不同
需求相关的评审会议纪要（需求评审、系分评审、测分评审）直接在文档的修订部分记录（demo已经纳入了评审纪要部分），方便与需求相关成员能够准确查看，保证信息同步
周会、例会、沟通会、临时组会等会议的纪要可以在钉钉群中发送，待办事项直接@负责人
2、待办事项有明确的负责人、解决时间，方便后续的跟进
建议将纪要中的待办事项设为钉钉待办，方便主持人及负责人后续的跟进与反馈
- 跟进待办事项的解决
跟进待办事项的解决情况直至问题解决
待办事项的责任人-及时解决、及时反馈
在解决时间期限内完成待办事项，如果遇到困难需要在已定的时间内及时反馈目前进展，并更新解决时间
写在最后
高效会议的整个过程用简单易记的方式总结为：
会前：会议主题+必要资料+角色确定+参会人确定
会中：流程管控+时间管控+内容管控+结论管控
会后：发送会议纪要+及时跟进与反馈
附录1：参会人员的分类
根据参与人与会议的关联程度，将参会人进行分类：全程参与、部分参与、了解会议纪要
- 全程参与-会议的必要参会人
1、会前
如果遇到会议冲突可以与主持人协商会议延期举行
需要对会议文档提前熟悉，建议在在线文档评论区回复“已阅”或是发现的问题及建议
2、会中
积极参与讨论和提供建议，促成会议讨论内容和结论达成自己的目标
如果会议中途有更重要的事情不得不离席，可以找接替自己的人继续参会，或是与主持人协商会议延期举行
若只有小部分待定内容，作为待办事项，会后由主持人单独组会沟通，将结果更新到待办列表
3、会后
关注和自己有关的待办事项，在计划时间内反馈处理情况
- 部分参与-与议题有部分关系的参会人
1、会前
主持人在发送会议邀请时，对部分参与人员进行设置，提醒中途参会的时间
2、会中
主持人可以选择在讲解到这部分时再让具体人员参与，利用好同步、异步沟通方法和工具，包括：远程会议、语雀在线编辑文档等，给临时入会的成员提供快速理解对其讨论事项的上下文
当参会人有其他会议冲突时，可以会后找其沟通，将结果更新到待办列表
3、会后
部分参与的参会人关注和自己有关的待办事项，在计划时间内反馈处理情况
- 了解会议纪要-不用参会但需要了解会议纪要的成员
主持人及时发送会议纪要和语雀文档链接给这部分成员，方便后续工作的开展
附录2：高效会议备忘清单-主持人视角
会前
- 确认开会是解决问题的唯一方案
- 已做好前期一对一的必要沟通，对于不明确的地方已经有统一的认知
- 对于每个参会者能作出的“特殊贡献”要有一定了解
- 在会议邀请中写明背景、目的、议题
- 确定一个远程会议方式，考虑所有参会者的参会方式
会中
- 要求参会者尽可能合上笔记本并放下手机
- 在会议的开始进行简单的会议背景、目的及流程的介绍
- 引导会议讨论往主旨方向发展，不要跑偏
- 记录关键内容
- 明确每个责任人的后续任务和截止时间
- 结束时对参会者表示感谢
会后
- 当天发送会议纪要
- 按时收集责任人的反馈
- 继续跟进未解决事项，直至解决
主持人是决定一场会议是否高效的关键角色，所以特意为主持人准备了这份《高效会议备忘清单》，望能够助各位主持人一臂之力😊